Österreichischer Steueragent: Rechtsgrundlagen und Berechnungsvertrag
Recherche- und Rechtsstand: 10. Oktober 2026. Für historische Buchungen ist die für den jeweiligen Leistungs-, Zahlungs- oder Veranlagungszeitraum anwendbare Fassung zu verwenden. Die unten verlinkten RIS-ELI-Adressen bezeichnen die tatsächlich gelesenen Fassungen; ein unversionierter Link auf „tagesaktuelle Fassung“ kann bereits zukünftige Fassungen anzeigen. Übergangsrecht und Bezugszeiträume sind zusätzlich zu prüfen.
Diese Übersicht definiert die fachliche Grundlage für vorbereitete Auswertungen in SIHub. Eine Auswertung darf nur für die tatsächlich unterstützten Fälle als berechnet erscheinen. Unvollständige Daten und nicht implementierte Sonderregeln müssen einen konkreten Prüfhinweis auslösen. Kassendaten allein belegen weder vollständige Betriebsausgaben noch einen vollständigen Jahresabschluss.
Gewinnermittlung und Einkommensteuer
| Regel | Konsequenz für den Agenten | Gelesene Primärquelle und Fassung |
|---|---|---|
| Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | § 4 Abs. 3 ist anwendbar, wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und nicht freiwillig Bücher für einen Betriebsvermögensvergleich geführt werden. Durchlaufende Posten ausscheiden; Behandlung von Umsatzsteuer/Vorsteuer als durchlaufende Posten ist wählbar. Netto- oder Bruttomethode ausdrücklich speichern. | § 4 EStG, ab 30.07.2026, BGBl. I 62/2026 |
| Zeitliche Zuordnung der E/A | Einnahmen grundsätzlich bei Zufluss, Ausgaben bei Zahlung. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen um den Jahreswechsel und bestimmte mehrjährige Vorauszahlungen haben Sonderregeln. Aus Rechnungsdatum oder Status „bezahlt“ ohne Zahlungsdaten keine Zahlungsperiode ableiten. | § 19 EStG, ab 20.07.2022, BGBl. I 108/2022 |
| Bilanzierung | Bei rechnungslegungspflichtigen Gewerbetreibenden unternehmensrechtliche Grundsätze anwenden, soweit zwingendes Steuerrecht nicht abweicht. Freiwillige Bilanzierung und Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 sind gesonderte Konfigurationen. | § 5 EStG, ab 22.07.2023, BGBl. I 110/2023 |
| Rechnungslegungspflicht | Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften sind unabhängig von der allgemeinen Umsatzschwelle erfasst. Für andere erfasste Unternehmen gilt >700.000 EUR in zwei aufeinanderfolgenden Jahren: Pflicht ab zweitfolgendem Geschäftsjahr; Überschreitung der Schwelle um mindestens 300.000 EUR: schon Folgejahr. Ausnahmen etwa freie Berufe prüfen. | § 189 UGB, ab 19.02.2026, BGBl. I 6/2026 |
| AfA | Abnutzbare Anlagen grundsätzlich über betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben; mehr als sechs Monate Nutzung ergibt volle Jahres-AfA, sonst halbe. Anlagekartei für E/A führen. Degressive AfA nur mit ausdrücklicher Zulässigkeitsprüfung. | § 7 EStG, ab 25.07.2020, BGBl. I 96/2020 |
| AfA-Sonderregeln | Gebäude, Firmenwert und PKW haben besondere Regeln; etwa grundsätzlich mindestens acht Jahre PKW-Nutzungsdauer und 15 Jahre Firmenwert bei erfassten Betrieben. Keine universelle Nutzungsdauer aus einer Artikelbezeichnung erfinden. | § 8 EStG, ab 25.07.2020, BGBl. I 96/2020 |
| Geringwertige Wirtschaftsgüter | Sofortabzug für einzelne abnutzbare Anlagegüter bis einschließlich 1.000 EUR möglich; wirtschaftliche Einheit und Ausschluss bei entgeltlicher Überlassung beachten. E/A-Abzug im Verausgabungsjahr. | § 13 EStG, ab 01.01.2023, BGBl. I 10/2022 |
| Gewinnfreibetrag | Nur unter den jeweiligen Voraussetzungen berechnen; natürliche Person, Gewinnbasis und gegebenenfalls begünstigte Investitionen sind gesonderte Daten. Nicht aus dem Umsatz schätzen. | § 10 EStG, 30.07.–31.12.2026, BGBl. I 62/2026 |
| Einkommensteuervorauszahlung | Es gibt keine allgemeine Einkommensteuervoranmeldung nach Art der UVA. Vorauszahlungen werden durch das Finanzamt festgesetzt; grundsätzlich je ein Viertel am 15. Februar, Mai, August und November. Bescheidwerte und Prognose getrennt anzeigen. | § 45 EStG, ab 15.08.2015, BGBl. I 118/2015 |
Tarif Veranlagungsjahr 2026, jeweils nur auf den Einkommensteil innerhalb der Stufe:
| Jahreseinkommen in EUR | Grenzsteuersatz |
|---|---|
| bis 13.539 | 0 % |
| über 13.539 bis 21.992 | 20 % |
| über 21.992 bis 36.458 | 30 % |
| über 36.458 bis 70.365 | 40 % |
| über 70.365 bis 104.859 | 48 % |
| über 104.859 bis 1.000.000 | 50 % |
| über 1.000.000 | 55 % |
Quelle: § 33 EStG, Fassung 30.07.–31.12.2026, BGBl. I 62/2026; bestätigt durch BMF: Steuertarif 2026. Der Tarif allein ist keine vollständige Einkommensteuererklärung: weitere Einkünfte, Verlustausgleich, Freibeträge, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, Absetzbeträge und bereits entrichtete Steuern können das Ergebnis verändern. Bei einer Körperschaft ist der persönliche ESt-Tarif nicht die passende Besteuerung.
Für 2025 verwendet die Berechnung die vom BMF veröffentlichten Tarifgrenzen: 13.308 / 21.617 / 35.836 / 69.166 / 103.072 / 1.000.000 EUR mit denselben Grenzsätzen 0 / 20 / 30 / 40 / 48 / 50 / 55 %. Eine Jahreserklärung 2025 verwendet diese Grenzen und nicht den Tarif 2026.
Für festgesetzte Vorauszahlungen gilt laut § 45 Abs. 1 die letzte Veranlagung, grundsätzlich erhöht um 4 % für das Folgejahr bzw. weitere 5 % für jedes weitere Jahr; Jahresbeträge bis 300 EUR werden mit null festgesetzt. Sonderbescheide und Ausgleichsviertel nicht durch eine freie Quartalsprognose ersetzen. Jahreserklärungen grundsätzlich bis 30. April des Folgejahres auf Papier bzw. 30. Juni elektronisch; Fristverlängerungen und Vertretungsfristen gesondert verwalten. USP: Vorauszahlungen und Erklärung.
Umsatzsteuer und Belege
| Gegenstand | Umsetzbare Regel | Quelle |
|---|---|---|
| Leistungsort | B2B-Grundregel: Ort des Empfängers bzw. der empfangenden Betriebsstätte (§ 3a Abs. 6). B2C-Grundregel: Unternehmerort (§ 3a Abs. 7). Sonderfälle wie Grundstücke, Eintrittsberechtigungen, Beförderungen und elektronische B2C-Leistungen vor der Grundregel prüfen. | § 3a UStG, ab 01.01.2025, BGBl. I 113/2024 |
| Rechnungen | Vollständige Rechnungsmerkmale prüfen. Bei einschlägigem Reverse Charge UID des Empfängers und Hinweis auf dessen Steuerschuldnerschaft; kein gesonderter USt-Ausweis. Auch eigene UID erforderlich. Einschlägige grenzüberschreitende Dienstleistungsrechnung bis 15. Folgemonat. | § 11 UStG, ab 24.12.2025, BGBl. I 97/2025; USP: grenzüberschreitende Dienstleistungen, aktualisiert 01.01.2026 |
| Rabatte und Korrekturen | Ursprüngliche Rabatte verändern das Entgelt; spätere Entgeltänderungen, Rückabwicklungen und Uneinbringlichkeit haben Berichtigungen. Unterschiedliche Steuersätze getrennt korrigieren. Preisänderung, Rechnungsfehler und bloße Nichtzahlung unterscheiden. | § 16 UStG, ab 01.01.1995 |
| Soll-/Istbesteuerung | Soll grundsätzlich Leistungsmonat, gegebenenfalls gesetzliche Verschiebung bei späterer Rechnungsstellung; Ist grundsätzlich Vereinnahmungsmonat. Anzahlungen und Reverse-Charge-Zeitpunkt gesondert. E/A-Modus und Umsatzsteuer-Modus sind verschiedene Einstellungen. | § 19 UStG, ab 24.12.2025, BGBl. I 97/2025; § 17 UStG |
| Vorsteuer | Für gewöhnliche inländische Vorsteuer gültige Rechnung, Unternehmensbezug und Abzugsfähigkeit prüfen. Bei Istbesteuerern grundsätzlich zusätzlich Zahlung, mit gesetzlichen Ausnahmen (Überrechnung, bestimmte Unternehmen, Vorjahresumsatz >2 Mio. EUR). Anzahlung: Rechnung und Zahlung. Reverse-Charge-Vorsteuer ist ein eigener § 12 Abs. 1 Z 3-Fall. | § 12 UStG, ab 01.01.2025, BGBl. I 113/2024 |
| Kleinunternehmen | Inländische Befreiung grundsätzlich 55.000 EUR Umsatzgrenze im Vorjahr und laufenden Jahr; gesetzliche Umsatzdefinition, Ausnahmen und 10%-Toleranz beachten. Verzicht auf Befreiung und EU-Kleinunternehmerverfahren gesondert erfassen. Vorsteuer nicht pauschal bei allen Unternehmen gewähren. | § 6 Abs. 1 Z 27 UStG, ab 01.01.2026, BGBl. I 98/2025 |
| UVA | Grundsätzlich bis 15. des zweitfolgenden Kalendermonats; Zahlung gleicher Termin. Vorjahresumsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 bis 100.000 EUR grundsätzlich Quartal, sonst Monat; wirksame Monatswahl berücksichtigen. Kleine Unternehmen können unter Bedingungen von der Einreichung befreit sein, nicht automatisch von der Berechnung/Zahlung. | § 21 UStG, 01.01.2025–31.12.2026, BGBl. I 144/2024 |
Vorsteuerausschlüsse, etwa unecht befreite Umsätze oder bestimmte PKW-Aufwendungen, und Vorsteueraufteilung sind in § 12 geregelt. Ein API-Feld „Steuerbetrag“ beweist die Abzugsfähigkeit nicht. Für Grund-/Anlagevermögen können zusätzliche Berichtigungszeiträume gelten.
Zypern und andere EU-Kunden
Ein Kundenland CY oder eine Netto-Rechnung bestimmt die steuerliche Behandlung nicht. Entscheidend sind Leistungsart, tatsächlicher Empfänger, Unternehmensstatus, empfangende Betriebsstätte, Verwendung und Nachweise. UID-Formatprüfung ersetzt keine amtliche UID-Bestätigung.
| Sachverhalt | Behandlung im unterstützten Standardfall | Notwendige Abgrenzung |
|---|---|---|
| Österreichischer Unternehmer erbringt übliche B2B-Software-/Beratungsleistung an zypriotisches Unternehmen | Empfängerort CY; in Österreich nicht steuerbar. Bei dortiger Steuerpflicht und Art. 196-Reverse-Charge Netto-Rechnung mit beiden UIDs und Hinweis, ZM als sonstige Leistung. | Gültiger Unternehmens-/UID-Nachweis; kein einschlägiger Sonderleistungsort; keine an der Leistung beteiligte zypriotische Betriebsstätte des Leistenden. |
| B2C-Beratung oder individuell menschlich erbrachte Entwicklung an Privatkunden in CY | Grundsätzlich Unternehmerort AT und zutreffende österreichische USt bzw. anwendbare Befreiung. Keine ZM für diesen Fall. | Elektronische Kommunikation allein macht die Leistung nicht zu einer elektronisch erbrachten Leistung. |
| Automatisiertes SaaS/Software-Download an Privatkunden in CY | Elektronische B2C-Leistung grundsätzlich Empfängerort; zypriotische Besteuerung/OSS oder lokale Erklärung prüfen. Keine ZM für B2C. | 10.000-EUR-Ausnahme nach Art. 3a Abs. 5: nur in einem Mitgliedstaat ansässig, keine ausländische Betriebsstätte, einschlägige grenzüberschreitende B2C-Umsätze im Vorjahr und laufend ≤10.000 EUR, kein Verzicht. Nicht mit der 55.000-EUR-Kleinunternehmergrenze verwechseln. |
| Tatsächlicher Warenversand AT → CY an erfassten EU-Unternehmer | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nur bei erfüllten Voraussetzungen, UID, Transport-/Buchnachweisen und ZM. Eigenständiger Warenfall. | Lieferort, Erwerbsbesteuerung, Reihen-/Dreiecksgeschäfte und Sonderfälle prüfen; eine Lizenz ist nicht allein deshalb eine Warenlieferung. |
| EU-B2C-Warenversand | Versandhandels-/OSS-Regeln prüfen. | Keiner der beiden B2B-Standardfälle; keine automatische Netto-/ZM-Behandlung. |
Quellen: USP: grenzüberschreitende Dienstleistungen, USP: elektronische Leistungen, jeweils aktualisiert 01.01.2026; Art. 3a Binnenmarkt, ab 24.12.2025; Art. 6 Binnenmarkt, ab 01.01.2025; Art. 7 Binnenmarkt, ab 01.01.2020.
Zusammenfassende Meldung
Nach Art. 21 Binnenmarkt, ab 01.07.2026, BGBl. I 43/2026:
- Meldezeitraum grundsätzlich Monat; bei vierteljährlicher UVA Quartal. ZM bis Ende des folgenden Kalendermonats. Die UVA-Frist ist eine andere.
- Je Empfänger-UID und Umsatzart Bemessungsgrundlagen summieren; Waren und sonstige Leistungen getrennt ausweisen.
- B2B-Dienstleistungen dem Zeitraum der Leistungsausführung zuordnen, auch bei Istbesteuerung. Waren grundsätzlich Rechnungsperiode, spätestens Folgemonat der Lieferung.
- Erkannte Unrichtigkeit/Unvollständigkeit der ursprünglichen ZM innerhalb eines Monats berichtigen. Ohne meldepflichtige Umsätze ist grundsätzlich keine Null-ZM erforderlich. USP: ZM.
Spätere Entgeltänderung ist vom Fehler der ursprünglichen Meldung zu unterscheiden: Art. 264 Abs. 2 MwSt-RL ordnet Berichtigungsbeträge dem Meldezeitraum zu, in dem die Berichtigung dem Erwerber mitgeteilt wird. Deshalb bei Gutschriften correction_kind, Referenz zum Original und communicated_date speichern; ein Änderungsdatum ohne Nachweis der Mitteilung nicht gleichsetzen. Richtlinie 2006/112/EG, konsolidiert 14.04.2025, Art. 196, 222, 264. Kontinuierliche Leistungen und Anzahlungen benötigen zusätzliche Prüfung.
U30-Kennzahlen: geprüfte Abgrenzung
Die BMF U30a 2026, Ausgabe 12/2025, interne Version 20.08.2025, verweist auf die Ausfüllhilfe U1a 2025, Ausgabe 12/2025, interne Version 03.10.2025. U30a nennt Rechtsstand 01.01.2026. Für den XML-Export sind zusätzlich die unveränderten amtlichen U30-Schemas ab 01/2022 und ab 07/2026 sowie ihre Prüfunterlagen eingebunden; der tatsächliche Meldezeitraum bestimmt die Version. Originaldateien und Quellen stehen unter FinanzOnline-Dateien.
Ab 1. Juli 2026 gilt gemäß § 10 Abs. 1a UStG der Satz von 4,9 % ausschließlich für die dort bezeichneten Lieferungs-/Einfuhrfälle nach Anlage 3 und Kombinierter Nomenklatur. Dienstleistungen und Restaurationsumsätze dürfen nicht allein wegen eines Lebensmittels mit 4,9 % behandelt werden. Die Standardberechnung verlangt ausdrücklich vat_rate_49_goods_confirmed=true; das ist eine fachliche Bestätigung der Kanzlei und keine automatische Warenklassifizierung.
| Fall | Kennzahl / Entscheidung |
|---|---|
| Österreichische steuerbare Ausgangsumsätze | KZ 000; steuerpflichtige Bemessungsgrundlage zusätzlich in passende Steuersatz-KZ |
| 20 % / 10 % / 13 % Standardumsätze | KZ 022 / 029 / 006 enthalten die Nettobemessungsgrundlage, nicht den Steuerbetrag |
| 4,9 % ab Juli 2026 | KZ 124 inländische Nettobemessungsgrundlage; KZ 125 für entsprechende innergemeinschaftliche Erwerbe im amtlichen Formular, nur bei erfüllten materiellen Voraussetzungen |
| Dienstleistung mit Leistungsort CY | Nicht KZ 000, 021 oder 017; bei ZM-pflichtigem B2B-Fall eigener ZM-Dienstleistungsbetrag |
| Innergemeinschaftliche Warenlieferung | KZ 000 und Befreiung KZ 017, bei tatsächlich erfüllten Voraussetzungen |
| In Österreich steuerbarer Ausgangsumsatz mit Übergang der Steuerschuld | KZ 000 und Abzug KZ 021; nicht mit im Ausland nicht steuerbaren Leistungen vermischen |
| Gewöhnliche abzugsfähige inländische Vorsteuer | KZ 060, nach Prüfung von § 12 |
| Bestimmte empfangene Reverse-Charge-Leistungen | Steuer KZ 057 und, soweit abzugsfähig, Vorsteuer KZ 066; Sonder- und Warenfälle können andere KZ brauchen |
| Spätere Entgeltänderung | Grundsätzlich KZ 000 und korrespondierende KZ im Änderungszeitraum |
| Rechnerisch negative Bemessungsgrundlage einer KZ | Bemessungsgrundlage null; negative Steuerkorrektur KZ 090, Vorsteuerkorrektur KZ 067 |
Das BMF-Beispiel zu Entgeltänderungen bestätigt die Bemessungsgrundlagenlogik: 20%-Umsatz 190.000 minus Korrektur 8.000 ergibt KZ 022 = 182.000; 10%-Umsatz 10.000 minus Korrektur 15.000 ergibt KZ 029 = 0 und KZ 090 = −500. KZ 000 ist in diesem Beispiel ebenfalls 182.000, nicht die ungeprüfte Nettosumme 177.000. Ein zurückzunehmender Vorsteuerüberschuss führt bei KZ 067 zu einem positiven Korrekturbetrag. Steuersatz-KZ und Steuerbetrags-KZ müssen verschiedene Felder im internen Berechnungsschema sein.
Die Tabelle ist kein vollständiges U30-Schema. Importierte Belege mit gemischten Steuersätzen, Eigenverbrauch, Erwerbsteuer, Einfuhr, Differenzbesteuerung oder OSS dürfen nicht in den Standardfall gezwungen werden.
Vollständigkeit einer Bilanz
§ 196 UGB, ab 01.08.1990, verlangt die erfassten Vermögensgegenstände, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Abgrenzungen, Aufwendungen und Erträge; Verrechnung ist grundsätzlich unzulässig. § 201 UGB, ab 20.07.2015, verlangt unter anderem Einzelbewertung, Vorsicht, Periodenabgrenzung unabhängig vom Zahlungszeitpunkt sowie Übereinstimmung von Eröffnungs- und Vorjahresschlussbilanz.
Aus diesen Vorgaben abgeleitete Implementierungsanforderungen:
- Freigegebene Eröffnungsbilanz und Kontenplan; eindeutige Soll-/Habenbuchungen, belegte Kontensalden und Abschlussbuchungen.
- Alle Bank-, Kassen-, Zahlungsdienstleister- und Verrechnungskonten samt Abstimmung. Zahlung eines schon gebuchten Belegs darf nicht erneut Umsatz erzeugen.
- Forderungen, Verbindlichkeiten, Anzahlungen, Ausfälle, offene Posten und Abgrenzungen zum Abschlussstichtag.
- Anlageverzeichnis mit Anschaffungskosten, Inbetriebnahme, Methode, Nutzungsdauer, Buchwert, Abgängen und Zuschreibungs-/Wertminderungsprüfung.
- Inventur, Bestände und Bewertung; gegebenenfalls unfertige Leistungen und Herstellungskosten.
- Darlehen mit Zins-/Tilgungstrennung, Rückstellungen, Steuern, Lohn-/SV-Verbindlichkeiten, Privatentnahmen/-einlagen und Eigenkapital.
- Rechtsformabhängige Jahresabschlussbestandteile und steuerliche Mehr-/Wenigerrechnung.
Fehlen Teile, muss das Ergebnis „vorläufige Auswertung / Bilanzvorbereitung“ heißen und die fehlenden Teile nennen. Ein rechnerisch ausgeglichener Soll-/Habenexport beweist keine sachliche Vollständigkeit.
Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Datenvertrag
§ 131 BAO, ab 01.01.2026, BGBl. I 97/2025: Aufzeichnungen geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht; Geschäftsvorfälle, Belege und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Daraus folgt technisch: Quellen-ID, Belegreferenz, Version, Importzeit, Korrekturhistorie und nachvollziehbare Summen; bereits verwendete Datensätze nicht ohne Historie überschreiben.
§ 132 BAO, ab 13.01.1999, BGBl. I 28/1999: grundsätzlich sieben Jahre ab maßgeblichem Jahresende und bei anhängigen Verfahren länger. Vollständige geordnete Wiedergabe auf Datenträgern sicherstellen; Sonderfristen separat prüfen. Ein Agentenchat oder ein flüchtiger API-Abruf ist kein Belegarchiv.
Empfohlene normalisierte Daten pro Geschäftsvorfall: Quell-/Mandanten-ID, unveränderliche Beleg-ID und Version, Dokumenttyp, Originalreferenz, Rechnungs- und Leistungsdatum/-zeitraum, Zahlungsereignisse mit Beträgen, Währung/Umrechnung, Netto/Steuer/Brutto je Position, Rabatt/Skonto/Gutschrift, Kundenland und Empfänger-Betriebsstätte, Unternehmensstatus, UID mit Prüfnachweis, Leistungs-/Warentyp, belegte Steuerklassifikation, Vorsteuerprüfung, Anlage-/Privatanteil, Beleglink und vollständige Herkunft. Unbekannte Felder bleiben unbekannt; sie werden nicht aus einem Netto-Betrag geraten.
Erforderliche Mandanteneinstellungen: Rechtsform, Gewinnermittlungsart, Wirtschaftsjahr, Netto-/Bruttomethode, USt-Soll-/Istverfahren, Befreiungen/Optionen, UVA-/ZM-Zeitraum, eigene UID, in- und ausländische Betriebsstätten, Vorjahresumsätze nach jeweiliger gesetzlicher Definition, freigegebene Startsalden sowie ESt-Vorauszahlungsbescheid. Berechnungsergebnisse müssen angewandte Regelversion, Datenabdeckung, Ausschlüsse und offene Prüfungen enthalten. Einreichung und Zahlung sind eigenständige, ausdrücklich freizugebende Vorgänge.